Canlı Sənədləşmə: Necə Yeniləməli ki, "Ölməsin"

Giriş

IT sahəsində çalışan hər bir mütəxəssis üçün "ölü" sənədləşmə problemi böyük bir baş ağrısı ola bilər. Zamanla aktuallığını itirən, heç kimin istifadə etmədiyi sənədlər isə itirilmiş vaxt və resurs deməkdir. Bu problemin qarşısını almaq üçün sənədləşməyə canlı bir proses kimi yanaşmaq və onu mütəmadi olaraq yeniləmək lazımdır. Bu yazıda sənədləşmənin niyə "ölmədiyinə" və onu necə canlı saxlamağa dair praktiki məsləhətlər verəcəyik.

Sənədləşmə – Canlı Bir Prosesdir

"Sənədləşdirməni hazırlayıb bir küncə atmaq" IT sahəsində edilən ən böyük səhvlərdən biridir. Əslində sənədləşdirmə bir layihə kimi canlı bir orqanizmdir və daimi qidalanmaya ehtiyacı var. O, təkcə "nəticə" deyil, həm də "prosesin" ayrılmaz bir hissəsidir. Sənədləşdirmənin canlı qalması üçün onu layihənin başlanğıcından sonuna qədər davamlı olaraq nəzərdən keçirmək və yeniləmək lazımdır.

Sənədləşmə Bir Məhsuldur

Sənədləşdirmə IT Biznes analitiki üçün bir məhsuldur (Mən sənədləşməyə belə yanaşıram və heç vaxt "kağız-kuğuz işi" kimi baxmıram). Bu məhsulun istifadəçiləri (komandanız, maraqlı tərəflər) var, onların tələbatları (aktual məlumat, birmənalılıq) var və o, müntəzəm yenilənməyə ehtiyac duyur. Məhsulunuzu müştərinizə təhvil verdikdən sonra unutmursunuz, elə deyilmi? Sənədləşdirməyə də eyni yanaşma vacibdir. Sənədləşmənin dəyərini artırmaq üçün aşağıdakı məqamları nəzərə almaq lazımdır:

• İstifadəçi yönümlülük: Sənədləri istifadəçilərin ehtiyaclarına uyğun hazırlayın. Onların suallarını cavablandırın və məlumatı asan anlaşılan şəkildə təqdim edin.
• Birmənalılıq: Sənədlərdəki məlumatların dəqiq və birmənalı olmasına əmin olun. Terminləri və anlayışları aydın şəkildə izah edin.
• Aktuallıq: Sənədləri mütəmadi olaraq yeniləyin ki, onlar layihədəki son dəyişiklikləri əks etdirsin.

Sənədləşmənin "Ölməsinin" Qarşısını Almaq Üçün Addımlar

Bəs sənədləşmənin "ölməsinin" qarşısını necə almaq olar? Təcrübədə gördüyüm bir neçə sadə addım var:

• Hər "sprintin" sonunda və ya "release" öncəsi sənədləri nəzərdən keçirin: Kiçik, lakin davamlı yeniləmələr böyük problemlərin qarşısını alır. Bu, sənədlərdəki səhvləri və uyğunsuzluqları vaxtında aşkar etməyə və düzəltməyə imkan verir.
• Sənədləşdirməni "Definition of Done" hissəsi edin: Bu, onun layihənin ayrılmaz hissəsi olmasını təmin edir. Hər bir tapşırıq və ya funksiyanın tamamlanması üçün müvafiq sənədlərin yenilənməsi tələb olunmalıdır.
• Sənədləri asan tapılan və əlçatan yerdə saxlayın (məsələn, Confluence, SharePoint): Axtarış çətinliyi sənədlərin istifadə edilməməsinə səbəb olur. Sənədlərin mərkəzləşdirilmiş və asan axtarıla bilən bir yerdə saxlanması onların istifadəsinin artmasına kömək edir.
• Komandanızda "sənəd sahibi" təyin edin: Məsuliyyət bölgüsü işi asanlaşdırır. Sənəd sahibi sənədlərin aktuallığına, tamlığına və düzgünlüyünə cavabdehdir.

Aktual Olmayan Sənədləşmənin Nəticələri

Təcrübəmdə rastlaşdığım məqamlardan biri aktual olmayan texniki dokumentasiyanın yanlışlara gətirib çıxarmasıdır. Yuxarıda qeyd etdiyim kimi, sənədlərin də istifadəçiləri var. Əgər onlar aktual olmayan sənəddən istifadə edərsə, proseslərdə və funksionallarda da yanlışlıqlar ortaya çıxacaq, nəticədə əlavə resurs, zaman itkisinə, ən pis hallarda isə müştəri narazılığına da səbəb olacaqdır. Bu səbəbdən sənədlərin vaxtında yenilənməsi çox vacibdir.

Nümunələr və İzahlar

• Sprint: Agile metodologiyasında istifadə olunan qısa müddətli iş dövrüdür (adətən 2-4 həftə). Hər sprintin sonunda komanda görülən işləri nəzərdən keçirir və növbəti sprint üçün planlar hazırlayır.
• Release: Proqram təminatının yeni versiyasının istifadəyə verilməsidir. Hər bir release-də yeni funksiyalar, düzəlişlər və təkmilləşdirmələr ola bilər.
• Definition of Done (DoD): Bir tapşırığın və ya funksiyanın nə vaxt "hazır" hesab edildiyini müəyyən edən meyarlar toplusudur. Sənədləşdirmənin DoD-ə daxil edilməsi onun layihənin ayrılmaz hissəsi olmasını təmin edir.
• Confluence: Komandalar üçün sənədlərin yaradılması, təşkili və paylaşılması üçün istifadə olunan birgə iş platformasıdır.
• SharePoint: Microsoft tərəfindən təqdim olunan sənəd idarəetmə və əməkdaşlıq platformasıdır.

Nəticə

Sənədləşməyə yatırım – gələcək xərclərin azaldılması deməkdir və IT BA üçün onun işinin keyfiyyət göstəricilərindən biridir. Sənədləşməni canlı saxlamaq üçün onu mütəmadi olaraq yeniləmək, istifadəçi yönümlü etmək və asan əlçatan yerdə saxlamaq lazımdır.

Bu məqalə sizə faydalı oldusa, zəhmət olmasa, bəyənin (Like) və ya şəxsi təcrübənizi, fikirlərinizi şərhlərdə (comment) bölüşün!